Politique relative au plan d’adaptation individuel

Plan d’accessibilite pluriannuel | Politique relative au plan d’adaptation individuel | Rapports

Date d’entrée en vigueur : 23 juin 2026

Objectif

La présente politique établit le processus de Brand Momentum pour la demande, l’élaboration, la mise en œuvre, la documentation et la révision des plans d’adaptation individuels (PAI) pour les employés en situation de handicap, conformément à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO) et au Règlement de l’Ontario 191/11, Normes d’accessibilité intégrées (RNAI).

Brand Momentum s’engage à offrir un milieu de travail inclusif et à prendre des mesures d’adaptation pour les employés en situation de handicap jusqu’au seuil de la contrainte excessive, conformément à la LAPHO et au Code des droits de la personne de l’Ontario.

Fondement législatif

L’article 28(1) du RNAI exige que les employeurs élaborent et maintiennent un processus écrit pour la création de plans d’adaptation individuels documentés destinés aux employés en situation de handicap.

La présente politique s’appuie également sur le Code des droits de la personne de l’Ontario, qui a préséance sur la LAPHO en cas de conflit. Lorsqu’il existe une divergence entre les deux lois, la disposition offrant le plus haut niveau d’accessibilité prévaut.

Définitions

• Handicap: A le même sens que celui défini dans le Code des droits de la personne de l’Ontario et comprend les handicaps visibles et non visibles, qu’ils soient permanents, temporaires ou épisodiques.
• Plan d’adaptation individuel (PAI): Document écrit décrivant les mesures d’adaptation particulières convenues entre un employé et Brand Momentum afin de répondre aux besoins liés à un handicap dans le milieu de travail.
• Contrainte excessive: Seuil juridique au-delà duquel un employeur n’est pas tenu de fournir des mesures d’adaptation, évalué en fonction des coûts, des sources de financement externes disponibles, le cas échéant, ainsi que des exigences en matière de santé et de sécurité, le cas échéant.

Portée

La présente politique s’applique à tous les employés de Brand Momentum qui ont besoin de mesures d’adaptation en milieu de travail en raison d’un handicap. Cela comprend les demandes d’adaptation présentées à toute étape de l’emploi, notamment lors du recrutement, de l’intégration, pendant l’emploi actif, lors d’un retour au travail à la suite d’une absence liée à un handicap ou dans le cadre d’une réaffectation.

Rôles et responsabilités

• Employé: Présente une demande d’adaptation. Participe de bonne foi à l’élaboration du plan. Fournit des renseignements pertinents concernant ses besoins fonctionnels (sans être tenu de divulguer son diagnostic précis). Collabore au processus d’adaptation en fournissant des renseignements raisonnables sur ses limitations fonctionnelles et en participant aux discussions relatives aux mesures d’adaptation appropriées.
• Gestionnaire: Collabore avec l’employé. Transmet la demande à l’équipe des opérations des ressources humaines (People Operations). Soutient la mise en œuvre des mesures d’adaptation approuvées.
• Opérations des ressources humaines (People Operations): Coordonne le processus de PAI. Assure la conservation de la documentation. Organise l’intervention de tiers experts ou professionnels de la santé lorsque nécessaire.
  Veille à la confidentialité des renseignements.
• Directeur(trice) principal(e), Opérations des ressources humaine: Examine les demandes d’adaptation ayant des répercussions opérationnelles ou financières importantes. Approuve les mesures d’adaptation lorsque requis. Révise toute proposition de refus avant sa communication à l’employé. Fournit des conseils sur les situations d’adaptation complexes.

Processus relatif au plan d’adaptation individuel (PAI)

1. Présentation d’une demande: Un employé peut demander directement une mesure d’adaptation ou Brand Momentum peut amorcer une discussion lorsqu’elle constate qu’un employé pourrait avoir besoin d’une adaptation pour accomplir son travail. L’employé est la personne qui connaît le mieux ses propres besoins et les mesures les plus susceptibles d’y répondre.
2. Participation de l’employé: L’employé sera invité à participer pleinement à l’élaboration de son propre PAI. Le processus precise: la façon dont l’employé participe à l’élaboration de son plan d’adaptation individuel ; la manière dont son évaluation est effectuée sur une base individuelle; la possibilité, pour un employé syndiqué, de demander la participation d’un représentant de son syndicat; la possibilité, pour un employé non syndiqué, de demander la participation d’un représentant du lieu de travail à l’élaboration du plan.
   • L’employé n’est pas tenu de divulguer la nature précise de son handicap ni son diagnostic. Les discussions porteront plutôt sur les limitations fonctionnelles et le soutien nécessaire pour accomplir les fonctions essentielles de son poste.
3. Évaluation individuelle: Chaque demande d’adaptation est évaluée individuellement, au cas par cas. Brand Momentum peut demander des documents médicaux raisonnables confirmant que l’employé a besoin de mesures d’adaptation, décrivant ses limitations et restrictions fonctionnelles et identifiant les besoins connexes. Brand Momentum ne demandera pas de renseignements concernant le diagnostic de l’employé, sauf lorsque la loi l’exige ou lorsque ces renseignements sont raisonnablement nécessaires pour faciliter l’adaptation.
4. Évaluation par un expert indépendant: Lorsque les renseignements fournis sont insuffisants pour déterminer les mesures d’adaptation appropriées, Brand Momentum peut, à ses frais, demander une évaluation médicale indépendante ou une autre évaluation spécialisée. Une telle évaluation ne sera demandée que lorsqu’elle est nécessaire.
5. Protection de la vie privée et confidentialité: Tous les renseignements recueillis dans le cadre du processus de PAI seront traités de manière confidentielle et conservés de façon sécurisée. L’accès à ces renseignements sera limité aux personnes qui en ont besoin pour administrer les mesures d’adaptation. Les mesures prises pour protéger les renseignements personnels de l’employé seront documentées dans le cadre de ce processus.
6. Contenu du PAI: Lorsqu’une mesure d’adaptation est approuvée, le PAI écrit comprendra, s’il y a lieu:
   • Une description des mesures d’adaptation fournies;
   • Des renseignements individualisés sur les interventions d’urgence en milieu de travail, au besoin
   • Toute autre mesure d’adaptation devant être fournie
   • Le format dans lequel l’information sera communiquée à l’employé;
   • Les échéanciers de mise en œuvre;
   • Le calendrier de révision du plan.
7. Format du plan: La copie du PAI remise à l’employé, ou l’avis de refus, sera fournie dans un format accessible à l’employé.
8. Refus d’une demande: Si une demande d’adaptation est refusée, en totalité ou en partie, la décision doit être examinée par le ou la directeur(trice) principal(e), Opérations des ressources humaines avant d’être communiquée à l’employé. Brand Momentum fournira à l’employé les motifs écrits de la décision.
9. Révision du plan: Le plan sera révisé selon les intervalles établis dans le PAI ainsi que dans les situations suivantes:
   • les besoins de l’employé changent
   • l’employé est muté à un autre poste ou à un autre lieu de travail;
   • Brand Momentum révise ses politiques générales relatives à l’adaptation ou aux interventions d’urgence.

Bien que le Règlement sur les normes d’accessibilité intégrées (RNAI) n’impose aucun délai précis, il est utile d’établir des attentes claires pour les employés. Brand Momentum fera tous les efforts raisonnables pour répondre rapidement aux demandes d’adaptation et tiendra l’employé informé tout au long du processus.

Lien avec la politique sur le harcèlement et la violence en milieu de travail

Lorsqu’un handicap est lié à un incident de harcèlement ou de violence en milieu de travail, ou en découle, Brand Momentum coordonnera le processus du PAI avec les procédures de signalement et d’enquête prévues dans la Politique sur le harcèlement et la violence en milieu de travail.

Cela peut comprendre des mesures d’adaptation relatives à la planification de la sécurité, à des modifications physiques du lieu de travail, à des changements d’horaire ou à un soutien pendant une enquête en cours.

Aucune disposition de la présente politique ne limite le droit d’un employé de signaler un incident en vertu de la Politique sur le harcèlement et la violence en milieu de travail ni sa protection contre les représailles découlant d’une plainte déposée de bonne foi. Les deux processus seront gérés conjointement par l’équipe des opérations des ressources humaines afin de veiller à ce que la sécurité de l’employé et ses besoins d’adaptation soient pris en compte sans délai.